Κ2. ΑΡΘΡΟ 4. ΣΥΓΚΡΟΤΗΣΗ ΣΥΝΕΔΡΙΑΣΗ ΚΑΙ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΔΣ

[skior]

Kεφάλαιο ΙΙ (Διοίκηση)

Άρθρο 4 ( Συγκρότηση - συνεδρίαση και λειτουργία διοικητικού συμβουλίου )


1. Το διοικητικό συμβούλιο, κατά την πρώτη συνεδρίασή του, συγκροτείται σε σώμα και εκλέγει μεταξύ των μελών του με μυστική ψηφοφορία, έναν (1) αντιπρόεδρο, μετά από πρόταση του Προέδρου. Το διοικητικό συμβούλιο συνεδριάζει μετά από πρόσκληση του προέδρου ή αίτηση τριών (3) μελών προς τον πρόεδρό του, ο οποίος οφείλει να το συγκαλέσει το αργότερο εντός πέντε (5) ημερών από την υποβολή της αίτησης. Η πρόσκληση σύγκλησης μπορεί να γίνει μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail) προς εκείνα τα μέλη που έχουν γνωστοποιήσει εγκαίρως στο διοικητικό συμβούλιο τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που διαθέτουν.

2. Η συμμετοχή στο διοικητικό συμβούλιο μπορεί να γίνει, εκτός από τη φυσική παρουσία των μελών, εξ αποστάσεως με τη χρήση ηλεκτρονικών μέσων και επικοινωνιών. Η άσκηση του δικαιώματος ψήφου του διοικητικού συμβουλίου μπορεί να διενεργείται και με αλληλογραφία ή με ηλεκτρονικά μέσα, χωρίς τη φυσική παρουσία των μελών του στον τόπο διεξαγωγής της συνεδρίασης. Στην περίπτωση άσκησης του δικαιώματος ψήφου με αλληλογραφία, το διοικητικό συμβούλιο πρέπει αντίστοιχα να διαθέτει εκ των προτέρων σχετικά ψηφοδέλτια είτε σε ηλεκτρονική μορφή, μέσω της ιστοσελίδας του είτε σε έντυπη μορφή.

3. Σε περίπτωση απουσίας μελών του διοικητικού συμβουλίου, τα οποία προσκλήθηκαν εγκαίρως και νομίμως να παραστούν σε συνεδρίασή του, η συνεδρίαση του οργάνου θεωρείται νόμιμη εφόσον τα υπόλοιπα μέλη σχηματίζουν απαρτία.

4. Σε περίπτωση κένωσης θέσης μέλους του διοικητικού συμβουλίου, για οποιονδήποτε λόγο, το διοικητικό συμβούλιο συνεδριάζει νόμιμα, εφόσον τα εναπομένοντα μέλη αντιπροσωπεύουν το ήμισυ πλέον ενός του συνολικού αριθμού των μελών του. Στην περίπτωση που ο αριθμός των μελών του διοικητικού συμβουλίου δεν καθιστά δυνατό το σχηματισμό απαρτίας, σύμφωνα με το προηγούμενο εδάφιο, ο Υπουργός Παιδείας, Έρευνας και Θρησκευμάτων ορίζει εκ των αναπληρωτών διευθυντών ινστιτούτων τόσα ελλείποντα μέλη του Δ.Σ. όσα είναι απαραίτητο, προκειμένου να σχηματιστεί η προβλεπόμενη στο πρώτο εδάφιο απαρτία. Η απόφαση δημοσιεύεται στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως. Ο εν λόγω ορισμός έχει ισχύ το μέγιστο για έξι (6) μήνες και, πάντως, έως τον ορισμό των μελών του Δ.Σ., σύμφωνα με τις διατάξεις της ισχύουσας νομοθεσίας.

5. Το διοικητικό συμβούλιο, μπορεί να καλέσει, προς παροχή πληροφοριών ή προσκόμιση στοιχείων, υπηρεσιακά ή άλλα πρόσωπα, τα οποία και αποχωρούν πριν από την έναρξη της συζήτησης. Το διοικητικό συμβούλιο αποφασίζει επί αιτήματος μελών του ή τρίτων, δημοσιοποίησης ή μη αποφάσεών του.

6. Στις συνεδριάσεις του διοικητικού συμβουλίου μπορεί να παρίσταται, χωρίς δικαίωμα ψήφου, εκπρόσωπος του Υπουργείου Παιδείας, Έρευνας και Θρησκευμάτων, ο οποίος υποδεικνύεται από τον Υπουργό Παιδείας, Έρευνας και Θρησκευμάτων και μπορεί να εισηγείται επί των θεμάτων της ημερήσιας διάταξης.

7. Ο πρόεδρος του Διοικητικού Συμβουλίου συντονίζει και κατευθύνει τις συνεδριάσεις του Διοικητικού Συμβουλίου

Σύγκληση Διοικητικού Συμβουλίου

1. Η πρόσκληση για σύγκληση του Διοικητικού Συμβουλίου είναι έγγραφη και περιλαμβάνει όλα τα θέμα της ημερήσιας διάταξης, διατυπωμένα με σαφήνεια και με συγκεκριμένο τρόπο, το τόπο, την ημερομηνία και την ώρα της συνεδρίασης. Η πρόσκληση υπογράφεται από τον Πρόεδρο ή αν ο ίδιος κωλύεται ή είναι απών ή κατ’ εντολή του, από το Γραμματέα του Διοικητικού Συμβουλίου.

2. Η πρόσκληση, η οποία υποχρεωτικά συνοδεύεται από αντίγραφα των εισηγήσεων ή εισηγητικών σημειωμάτων ή ενημερωτικών σημειωμάτων, μαζί με όλα τα σχετικά έγγραφα και το υλικό που αφορά τα θέματα της ημερήσιας διάταξης κοινοποιείται στα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου, τουλάχιστον 3 εργάσιμες ημέρες πριν την συνεδρίαση. Η εν λόγω κοινοποίηση είναι δυνατόν να πραγματοποιηθεί και μέσω τηλεμοιοτυπίας ή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή με κάθε άλλο πρόσφορο τρόπο, εφ’ όσον αποδεικνύεται η λήψη της κοινοποίησης.

3. Η ως άνω προθεσμία είναι δυνατόν να συντμηθεί μόνο λόγω κατεπείγοντος, και στη περίπτωση αυτή η πρόσκληση θα πρέπει να είναι γραπτή και να βεβαιώνονται οι λόγοι που κατέστη αναγκαία η σύντμηση του χρόνου.

4. Αντικείμενο της συνεδρίασης είναι μόνο τα αναφερόμενα στην ημερήσια διάταξη θέματα. Κατ’ εξαίρεση, είναι δυνατόν να συζητηθούν θέματα εκτός ημερησίας διατάξεως, σύμφωνα με τα οριζόμενα κατωτέρω.

5. Το Διοικητικό Συμβούλιο του Κέντρου δύναται να λαμβάνει αποφάσεις δια περιφοράς για έκτακτα θέματα. Στην περίπτωση αυτή απαιτείται η απόφαση να είναι ομόφωνη.

Ημερήσια διάταξη

Ο Πρόεδρος του Διοικητικού Συμβουλίου καθορίζει τα θέματα της ημερήσιας διάταξης, με βάση τα προς εισαγωγή για συζήτηση στο Διοικητικό Συμβούλιο θέματα, τα οποία ο Γραμματέας του ΔΣ θέτει υπ’ όψιν του τουλάχιστον 5 εργάσιμες ημέρες πριν την Συνεδρίαση του ΔΣ.
Η ημερήσια διάταξη περιλαμβάνει οποιοδήποτε θέμα αρμοδιότητας του Διοικητικού Συμβουλίου κρίνει ο Πρόεδρος ότι πρέπει να συζητηθεί στη συγκεκριμένη συνεδρίαση, με βάση τα εισηγητικά σημειώματα τα οποία έχουν τεθεί υπ’ όψιν του.
Κατ’ εξαίρεση μπορούν να συζητηθούν στο Διοικητικό Συμβούλιο και θέματα εκτός ημερήσιας διάταξης, αν είναι παρόντα όλα τα τακτικά μέλη και συμφωνούν για την συζήτηση τους.

Συνεδριάσεις

Οι συνεδριάσεις του Διοικητικού Συμβουλίου διακρίνονται σε τακτικές και έκτακτες. Οι τακτικές συνεδριάσεις του Διοικητικού Συμβουλίου γίνονται δύο φορές ανά μήνα. Το ΔΣ συνεδριάζει εκτάκτως, εφ’ όσον αυτό ζητηθεί εγγράφως από τα 2/5 του συνόλου των μελών του Διοικητικού Συμβουλίου ή όποτε κρίνεται αναγκαίο από το Πρόεδρο του Διοικητικού Συμβουλίου.

Εισηγήσεις προς το Διοικητικό Συμβούλιο

Κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης του Διοικητικού Συμβουλίου, τα προς συζήτηση θέματα εισηγούνται κατά περίπτωση οι Διευθυντές των Ινστιτούτων ή οι αρμόδιοι Προϊστάμενοι των διοικητικών μονάδων.
Η εν λόγω εισήγηση μαζί με τα λοιπά έγγραφα και τυχόν άλλα στοιχεία που την συνοδεύουν, καθώς και τη σχετική έγκριση ή μη της δαπάνης από τον Προϊστάμενο ή Αναπληρωτή Προϊστάμενο της Μονάδας Διοικητικής και Οικονομικής Υποστήριξης (ΜΟΔΥ) του ΕΛΚΕ, όπου αυτό είναι αναγκαίο, ανάλογα με τη φύση του θέματος, κατατίθεται στο Γραμματέα του Διοικητικού Συμβουλίου τουλάχιστον 7 εργάσιμες ημέρες προ της συζητήσεως, προκειμένου να είναι δυνατή η έγκαιρη διάθεση τους στα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου.
Ο Πρόεδρος και τα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου μπορούν οποτεδήποτε από την εγγραφή του θέματος στην ημερήσια διάταξη μέχρι τη λήψη απόφασης να ζητήσουν, συμπληρωματικά στοιχεία ή έγγραφα σχετικά με το προς συζήτηση θέμα.
Οι εισηγήσεις καθώς και το σύνολο του υλικού που σχετίζεται με την ημερήσια διάταξη πρέπει να είναι ευανάγνωστο, κατανοητό, και σύμφωνο πάντοτε με τα πρότυπα των εισηγητικών σημειωμάτων, όπως αυτά έχουν διαμορφωθεί από τις αρμόδιες υπηρεσίες και έχουν εγκριθεί από το ΔΣ του ΕΛΚΕΘΕ.

Αποφάσεις - Πρακτικά

1. Μετά την ολοκλήρωση της συζήτησης επί εκάστου θέματος, αυτό τίθεται σε ψηφοφορία για τη λήψη απόφασης, η οποία είναι ονομαστική και φανερή και αρχίζει με τη ψήφο του Εισηγητή. Σε περίπτωση ισοψηφίας υπερισχύει η ψήφος του Προέδρου του Διοικητικού Συμβουλίου.

2. Σε κάθε συνεδρίαση του Διοικητικού Συμβουλίου τηρούνται πρακτικά από τον Γραμματέα του Διοικητικού Συμβουλίου, τα οποία υπογράφονται από το Πρόεδρο ή τον αναπληρωτή του και τον Γραμματέα και προσυπογράφονται από τα λοιπά μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου.

3. Στα πρακτικά καταχωρούνται:

Α) το ονοματεπώνυμο των παρόντων ή εκπροσωπούμενων μελών καθώς και των απόντων μελών του Διοικητικού Συμβουλίου, καθώς και κάθε άλλου παρισταμένου και μετέχοντος στην συνεδρίαση.

Β) τα θέματα της ημερήσιας διάταξης, τα θέματα εκτός ημερήσιας διάταξης και τον αριθμό παρουσίασης του καθενός

Γ) η εισήγηση, η ενημέρωση, η περίληψη της συζήτησης, τα σημαντικότερα σημεία αυτής, η γνώμη των μειοψηφούντων καθώς και οποιοδήποτε άλλο στοιχείο θεωρηθεί σημαντικό εκ της συζητήσεως.

Δ) η απόφαση του Διοικητικού Συμβουλίου, με βάση την εισήγηση, τη διαλογική συζήτηση και την άποψη της μειοψηφίας.


4. Τα πρακτικά επικυρώνονται στο σύνολο τους στην αμέσως επόμενη συνεδρίαση και σε εξαιρετικές / επείγουσες περιπτώσεις αυθημερόν.

5. Σε περίπτωση κατά την οποία μέλος του Διοικητικού Συμβουλίου έχει διαφωνήσει, κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης με τη τελική ληφθείσα απόφαση, η άποψη του αυτή πρέπει να καταγραφεί στα πρακτικά.

6. Τα πρακτικά, αφού υπογραφούν αρχειοθετούνται και φυλάσσονται στο αρχείο της Γραμματείας του Διοικητικού Συμβουλίου. Αντίγραφα, τα οποία εκδίδονται από τον Πρόεδρο του Διοικητικού Συμβουλίου, χορηγούνται στα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου, εφ’ όσον το ζητήσουν.

[cpavloud]

Θα πρέπει να υπάρχει λίστα των προς συζήτηση θεμάτων, για να γνωρίζουν οι ενδιαφερόμενοι (οι οποίοι έχουν υποβάλει τα αντίστοιχα σημειώματα προς το ΔΣ) εάν όντως συζητήθηκε το θέμα τους ή όχι.